Стиль письма. Стилі написання тексту. Ділове офіційне лист

У міжособистісних відносинах важливий не тільки розмова, але і листування, адже інформація, викладена в текстовому вигляді, легше сприймається, її можна зберегти і звертатися до неї безліч разів. У сучасному світі вважається, що написання листів – заняття застаріле і неактуальне. Насправді в повсякденному житті люди дуже часто звертаються до епістолярної жанру. Саме тому дуже важливо розбиратися в стилях листи і володіти навичками їх написання.

Що таке «стиль»

Що розуміється під стилем в лінгвістиці? Стиль мови, тексту, листи – це сукупність певних мовних засобів, за допомогою яких людина висловлює свою думку в усній або письмовій формі. У російській мові виділяють п’ять основних функціональних стилів мови:

  • розмовний;
  • художній;
  • публіцистичний;
  • науковий;
  • офіційно-діловий.

Деякі лінгвісти виділяють ще два додаткові стилю: конфесійний та епістолярний. Останній варто описати більш детально.

Різновиди листів

Епістолярний стиль – це набір мовних прийомів, які використовуються у написанні листів. Його назва походить від грецького слова epistola, що можна перевести як «письмове послання». В тій чи іншій ситуації цей стиль запозичує характеристики основних стилів мовлення.

В залежності від адресата та мети повідомлення листування діляться на кілька видів, або стилів письма:

  • Неофіційний.
  • Офіційний (діловий).

Якщо мета листа – обмін якоюсь науковою інформацією, то така листування містить у собі риси наукового стилю. Епістолярний стиль також дуже часто застосовується в публіцистиці, коли автор у своєму листі може звертається як до конкретної особи, так і до всієї громадськості, закликаючи до активних дій.

Особливості листів

Характерні ознаки кожного стилю письма різняться, проте є певні особливості, які їх об’єднують. У складанні будь-якого послання дуже важливо дотримуватися певну структуру. Необхідно виділити адресата і адресанта, визначити їх соціальну роль. За допомогою правильно підібраних для даної ситуації мовних засобів як можна більш точно і коротко викласти суть послання.

Залежно від мети автор листів може використовувати різні вирази і стійкі фрази. Зазвичай в листуванні розкривається особистість та індивідуальність адресанта. Більшою мірою це виражено в неофіційному стилі письма, коли у автора більше можливостей для використання оригінальних мовних зворотів або інших засобів передачі своїх думок та почуттів адресата. Лист – це не тільки письмовий монолог, іноді в ньому присутні елементи діалогу, наприклад, коли автор звертається до одержувача. Для епістолярного стилю також характерне поєднання усного та писемного мовлення.

Різні стилі письма являють собою різні зразки написання і використовують неоднакові кліше. Для досягнення оптимального результату і інформативності послання корисно знати їх композицію та правила написання.

Структура листів

Визначальною ознакою епістолярного стилю є композиція. Люди губляться в різноманітті видів листувань, що породжує питання про те, як написати лист. Загальну структуру всіх листів можна звести до наступних елементів:

  1. Початок, шанобливе обращание до адресата.
  2. Основна частина, яка розкриває суть послання.
  3. Кінець, або висновок, в якому підбиваються підсумки всьому написаному.
  4. Підпис автора і дата написання.
  5. У деяких випадках постскриптум (P. S), в який поміщається додаткова інформація.
Дивіться також:  Що таке бюті? Значення і синоніми

Особистий лист

Стиль особистого листа найбільш цікавий і різноманітний. Такі послання – своєрідна сторінка щоденника, в якій автор висловлює свої потаємні думки і переживання. Ступінь їх розкриття залежить від близькості відносин між відправником і одержувачем.

Адресатами особистих листів, як правило, є члени сім’ї, родичі, друзі. Характер таких листувань интимен і строго конфиденциален, особистість автора яскраво простежується протягом усього оповідання або сповіді. Це може бути розповідь про минулі події, роздуми на різні теми, спостереження або поради. Творче початок тут неймовірно велике, адже відправник володіє величезним арсеналом художньо-виражальних засобів. Вони допомагають більш яскраво відобразити почуття і відчуття автора з того чи іншого приводу, в якомусь роді виконують функцію міміки при живому спілкуванні. Так, особисті листи виходять дуже емоційними та експресивними, адже в них автор дуже часто не соромиться в сильних виразах, іноді навіть використовуючи ненормативну лексику.

У приватного послання немає строгих правил написання, крім тих основних, властивих всім епістолярним стилем письма. Тут заохочується свобода авторської думки, невимушеність і природність.

Листи в науковій діяльності

Листи в науковій сфері складаються з метою обміну науковою інформацією між ученими. Це своєрідний вид наукової доповіді, адресований визначеній особі. Для наукового стилю письма характерні точність і логічність викладу. Двозначна трактування тієї чи іншої інформації тут неприпустима, матеріал повинен розумітися однозначно. У досягненні цієї мети допомагає використання тез і термінів. Наукова інформація також повинна бути підкріплена незаперечними фактами, які підтверджують її достовірність.

Цілі, з якими створюється наукове лист, вимагають від нього монотонності та сухість викладу. Зрозуміло, таке послання позбавлене експресивності, об’єктивність у ньому відіграє визначальну роль. Найчастіше виклад матеріалу в науковому листі відбувається у формі монологу. Авторське початок в такому листі зведено до мінімуму. Тут важливо зробити акцент на утриманні повідомлення, а не на точці зору написав його. Однак особиста думка відправника в тій чи іншій мірі все ж відображається, нехай і неявно.

Епістолярний стиль в публіцистиці

Основна мета публіцистичних творів – з допомогою грамотно побудованої мови впливати на читача, вселити йому яку-небудь думку або ідею. Для досягнення цього завдання багато журналісти звертаються до формі листа, який публікують у ЗМІ. Такі повідомлення можуть бути двох видів: з адресатом і без. Лист без певного одержувача призначене для широкого кола людей. У них на огляд громадськості виносяться актуальні питання або події. Є в журналістиці листи, адресовані певній особі, наприклад глав держав або іншим медійним особистостям. Їх завдання – домогтися від впливових адресатів вирішення нагальних проблем, вимога негайних дій.

На відміну від наукового, публіцистичний стиль письма більш суб’єктивний і суперечливий. Для висвітлення і оцінки подій, що відбуваються публіцист вміло маніпулює різними виразними засобами.

Дивіться також:  Прислівники способу дії в російській мові.

Особливості написання

Журналісти ретельно відбирають суспільно важлива подія і всебічно аналізують його з точки зору автора листа або його замовника. Далі виноситься певне судження і пропонуються варіанти вирішення цієї проблеми. У складанні такого листи дуже важливі навички переконання, а також знання людської психології. Застосовуючи їх на практиці, публіцисти направляють обговорення в потрібне їм русло, тим самим практично не залишаючи читачам свободу вибору.

Офіційне лист

У системі класифікації листів формальний стиль письма займає особливе місце. Він застосовується в ділових листуванні, є міжкорпоративним каналом зв’язку. Офіційний лист має безліч видів, які виконують різні функції. Воно також володіє чіткою структурою і строгими нормами, від яких не варто відхилятися. Діловий лист використовує кошти, властиві офіційно-діловому стилю мови. У більшості випадків таке послання має конкретного адресата, наприклад юридична або фізична особа.

Специфіка ділового стилю письма полягає в його сухому, офіційному і одноманітному мовою. В ньому у величезній кількості використовуються канцеляризми, штампи, кліше і стандартні звороти, а також різного роду скорочення. Інформація подається з допомогою простих поширених пропозицій. Тон офіційних листів нейтральний виклад інформації максимально логічно і послідовно. Все це сприяє вирішенню основного завдання ділового листування: точно, лаконічно і об’єктивно передати конкретне повідомлення, позбавивши його емоційного забарвлення і суб’єктивності.

Види офіційних листів

Залежно від змісту ділові листи поділяються на безліч видів. Зазвичай в кожному офіційному листі порушується одне питання. У разі якщо необхідно відразу вирішити дві і більше проблем, кілька видів вміщаються в рамки одного послання.

Розрізняють наступні типи ділових листів:

  • Супровідні – лист з вказівками по відправці документів.
  • Гарантійні – підтвердження і закріплення певних умов.
  • Листи – подяки і бажання подальшої співпраці.
  • Запрошення – офіційну пропозицію участі у заході.
  • Вітальні.
  • Інформаційні.
  • Рекламні, або пропозиції про співпрацю.
  • Запити.
  • Сповіщення.
  • Прохання.
  • Лист-відповідь.

Складання ділового листа

Як написати лист офіційного характеру правильно? Важливо знати і коректно застосовувати закони композиції таких послань. Насамперед необхідно визначитися з темою листа і його видом. Тут потрібно врахувати всю ту інформацію, про яку адресат вже знає, і, відштовхуючись від цього, ретельно продумати зміст і наведені аргументи. Лист має бути максимально інформативним і логічним, без зайвих відступів і води.

Існують дві групи ділових листів: одноаспектные і багатоаспектні, або прості і складні. Одноаспектные послання стиснуті і розглядають тільки одне питання. Вони зазвичай не вимагають відповіді. Багатоаспектні листи піднімають кілька проблем, тому й більш складні за структурою. Слід докладно розглянути їх композицію.

Текст складного листа складається з декількох частин. У першій частині зазначаються мотиви, що спонукали автора до написання послання, наводяться необхідні аргументи. Тут необхідно відповісти на питання про те, з якою метою створювався цей лист. У другій частині автор робить висновки, висловлює пропозиції, вирішення порушеної проблеми та прохання.

Дивіться також:  Плац - це школа життя або мука військових? Історія назви і пряме призначення військового плацу

Структури деяких видів офіційних листів

Лист-прохання:

  1. Причина, яка сформувала прохання.
  2. Сама прохання.
  3. Бажаний результат, висловлення вдячності і готовності до співпраці у разі задоволення прохання.

Лист-запит:

  1. Причини важливості запиту.
  2. Сам запит.
  3. Результат у разі виконання прохання.

Супровідний лист

  1. Повідомлення про матеріалах.
  2. Відомості про матеріали.

Лист-відповідь, що відхиляє прохання

  1. Дублювання раніше викладеної прохання.
  2. Причини відмови.
  3. Виклад самого факту відмови або відхилення.

Іноді у листі-відповіді наводяться альтернативні шляхи вирішення порушеного питання.

В сучасному діловодстві в основному використовуються одноаспектные офіційні листи.

Оформлення листа

Ділове листування здійснюється на фірмових бланках для офіційних листів. Вони повинні відповідати державним стандартам та містити наступні елементи:

  • Логотип юридичної особи.
  • Назва юридичної особи (автора листа).
  • Контакти (адреса, номер телефону, електронна пошта, сайт).
  • Дата складання листа.
  • Реєстраційний номер листа.
  • Відсилання до дати та номеру вхідного послання (якщо це лист-відповідь, наприклад).

В кінці листа відправником зазначається наступна інформація:

  • Посада та прізвище з ініціалами підписує лист.
  • Посада та прізвище з ініціалами укладача (якщо він не ставить свій підпис).
  • Список додатків (якщо є).

Крім дотримання формальних правил в оформленні велику роль відіграє папір (якщо лист надсилається поштою). Вона буде відрізнятися в залежності від типу ділового послання. Наприклад, для звичайного офіційного листа підійде проста біла папір. Для листів-запрошень, привітань, подяк краще всього вибрати щільну або тиснену папір. Рекламні листи добре виглядають на кольоровому папері.

Кліше і стійкі фрази

Правила офіційного стилю листа вимагають використання готових мовних формул. У різних ситуаціях можна використовувати наступні конструкції:

При обґрунтуванні причин і мотивів:

  • У зв’язку з відсутністю фінансової допомоги…
  • У зв’язку зі складною економічною ситуацією…
  • В порядку проведення спільної роботи…
  • Згідно з Вашим листом…
  • Згідно з протоколом…
  • У відповідь на Ваше звернення…
  • На підтвердження нашої домовленості…
  • В цілях посилення відповідальності…
  • На Ваше звернення…

При складанні листа-прохання:

  • Просимо сприяти…
  • Просимо вислати на нашу адресу…
  • Просимо прийняти участь…
  • Прошу вжити заходів…
  • Прошу прийняти до відома…
  • Прошу довести до відома…
  • Прошу ліквідувати заборгованість…

Для вступу в супровідних листах:

  • Направляємо інформацію…
  • Повертаємо довідкові матеріали…
  • Висилаємо підписаний з нашої сторони договір…
  • Надсилаємо довідкову літературу… і т. д.

Листи-підтвердження починаються так:

  • Підтверджуємо…
  • З вдячністю підтверджуємо…

При складанні листа-відповіді (незадоволення прохання):

  • Ваша пропозиція відхиляється по наступним причинам…
  • Спрямований на нашу адресу проект плану спільних дій вивчений. Вважаємо її неприйнятною з наступних причин…
  • На Ваше звернення щодо спільної роботи вважаємо…

Заключними словами тексту листа можуть бути наступні:

  • Переконливо просимо направити на нашу адресу інформацію.
  • Переконливо просимо Вас не затримувати відповідь.
  • Просимо вибачити за затримку з відповіддю.
  • Сподіваємося, що наше прохання буде виконано.

При складанні листів-запрошень:

  • Запрошуємо прийняти участь…
  • Просимо направити представника…

При складанні листа-гарантії:

  • Оплату гарантуємо…
  • Якість виробів гарантуємо…
  • Терміни виконання гарантуємо…

Ці заготовки допоможуть вам зробити все правильно.