Тимчасові ресурси підприємства: особливості та споживча поведінка

Наявні в організації ресурси (матеріальні, часові та інші) являють собою комплекс засобів, які можуть бути потенційно використані в процесі виробництва товарів, надання послуг чи виконання робіт. Іншими словами, це блага, які підприємство використовує для створення інших благ. Саме тому в літературі вони називаються виробничими ресурсами. Ці блага використовують різні комерційні і некомерційні підприємства, а також підприємці, власники домашніх господарств.

Якщо розглядати економічні ресурси з позиції господарюючого суб’єкта, діяльність якого спрямована на створення певної групи товарів, то ними визнаються такі джерела, які необхідні для ведення справ і вирішення виробничих завдань. Така характеристика ґрунтується на кількісних ознаках конкретних ресурсів.

Класифікація

Основними видами вважаються такі групи ресурсів:

  • Людські.
  • Тимчасові.
  • Технологічні.
  • Інформаційні.
  • Фінансові.
  • Матеріальні.
  • Енергетичні.

Всі вони вкрай важливі для підприємства.

Коротка характеристика ресурсів

Ключове місце в списку посідають людські ресурси. Саме люди – фахівці, менеджери, обслуговуючий та інший персонал – є рушійною силою підприємства. Від рівня їх підготовки залежить ефективність роботи компанії, її конкурентоспроможність.

Енергетичні та матеріальні ресурси не менш важливими для підприємства. Без енергії не можна запустити виробництво. Основою будь-якого товару є сировина, напівфабрикати та інші матеріальні ресурси.

Тимчасові резерви підприємства дуже обмежені. Цей унікальний ресурс: його не можна накопичити. Неможливо частково витратити або розтягнути період його використання. Час незворотньо. Раціональність використання просторово-часових ресурсів безпосередньо визначає ефективність роботи керівництва підприємства.

Важливе значення має також рівень організації збору, обробки, пошуку, зберігання, передачі даних. Підприємство має розташовувати достатніми інформаційними ресурсами для ведення діяльності. Менеджерам компанії необхідно знати особливості ринкової кон’юнктури, специфіку роботи конкурентів, динаміку пропозиції і попиту. При цьому джерела інтернет-даних повинні бути достовірними і офіційними, щоб не вийшло так, що запитувані ресурси тимчасово недоступні. По можливості потрібно використовувати кілька джерел інформації. Різні інтернет-ресурси дозволять отримати більш повні відомості. І якщо один ресурс тимчасово недоступний, можна скористатися іншим.

Підприємство, що не має достатнього обсягу фінансових ресурсів може залишитися за рамками ринку. Грошові кошти вкрай важливі для роботи: на них купується обладнання, оплачується праця персоналу. Фінансові ресурси тісно пов’язані один з одним. Нерідко підприємство використовує для розвитку позикові кошти, які потрібно буде повернути. Щоб виконувати свої зобов’язання належним чином, необхідно правильно організувати робочий процес. Фінансові ресурси поряд з трудовими залишаються найголовнішими засобами виробництва.

У сучасному світі конкурентоспроможним вважається підприємство, впроваджує в свою діяльність передові технології. Вони дозволяють підвищити продуктивність, випустити на ринок нову продукцію, що володіє високими споживчими якостями.

Тайм-менеджмент

Ця система управління тимчасовими ресурсами компанії включає в себе ряд елементів, використання яких у комплексі дозволяє істотно оптимізувати виробничий процес. Досягається це за рахунок скорочення тривалості здійснення технологічних та інших операцій. У менеджменті тимчасові ресурси розглядаються як ключова ланка бізнесу. В його склад входять:

  1. Аналіз використання часу.
  2. Постановка цілей, досягнення яких очікується керівництвом.
  3. Планування виробничого часу.
  4. Розробка методів боротьби з нераціональним використанням часових ресурсів.

Характеристика елементів

Завдяки аналізу менеджери можуть виявити факти нераціонального використання часових ресурсів організації і їх причини. При цьому серед всіх обставин встановлюються основні, найбільш несприятливі.

Необхідним елементом у системі тайм-менеджменту є постановка цілей. Управлінці повинні чітко розуміти, для чого необхідний тайм-менеджмент підприємства. Формулювання цілей дозволяє у майбутньому орієнтуватися в методах управління часом.

У ході планування складається перелік завдань, на вирішення яких відводиться певний термін. Для правильної реалізації функцій менеджер повинен ясно представляти, яким обсягом часових ресурсів він має.

Особливості аналізу

Першим етапом оптимізації часових ресурсів організації повинна стати оцінка їх поточного використання. Вона дозволяє виявити втрати, слабкі і сильні сторони режиму праці. Такий аналіз особливо необхідний, коли на підприємстві витрачається значні часові ресурси, а ефект від цього мінімальний. Він важливий і в тих випадках, коли керівник не знає, який термін необхідний для виконання тих чи інших виробничих операцій, які фактори здатні стимулювати або обмежувати продуктивність праці.

Дивіться також:  Задирака – це риса характеру або тактика поведінки?

Для виконання аналізу необхідно організувати систему достовірного обліку тимчасових ресурсів підприємства. Найбільш ефективним методом вважається сьогодні ведення записів у спеціальних журналах або на комп’ютерах. В останньому випадку можна використовувати різноманітні програми, що дозволяють оптимізувати облік. Витрата часових ресурсів можна відображати і в таблицях. В них необхідно навести наступні відомості:

  1. Вид діяльності.
  2. Тривалість операцій, що здійснюються.

Краще всього вести облік в процесі трудової діяльності.

Питання для аналізу

Щоб визначити сильні і слабкі напрями витрачання тимчасових ресурсів, слід встановити:

  1. Була виконана робота необхідна для компанії? Якщо з’ясується, що більше 10 % часу було використано не на потрібну діяльність, то на підприємстві існує проблема правильної розстановки пріоритетів.
  2. Були виправдані витрати часу? Якщо витрати часу виявилися невиправданими більше ніж 10 % справ, необхідно зрозуміти і проаналізувати причини цього і врахувати результати в майбутньому.
  3. Чи обґрунтовано визначений інтервал для реалізації виробничих завдань? Якщо більше 10 % часу було витрачено на завдання, інтервал для яких був встановлений спонтанно, то на підприємстві погано організоване планування часу.

Такий аналіз дозволяє виявити «крадіїв часу», встановити різні помилки витрачання тимчасових ресурсів, їх причини. На підставі отриманих результатів розробляються методи оптимізації виробничого процесу та операцій, що здійснюються конкретними працівниками.

Основні принципи планування

Як показує практика, доцільніше планувати тільки частину роботи (60 %). Процеси, які складно передбачити, відволікаючі моменти запланувати цілком неможливо. Це обумовлено специфікою діяльності менеджера. Справа в тому, що більшу частину часу керівник не проводить безпосередньо на робочому місці, оскільки необхідно взаємодіяти з контрагентами та іншими суб’єктами, обмінюватися інформацією.

Необхідно залишати певний обсяг часу в якості резерву. Воно знадобиться для роботи з несподіваними клієнтами, телефонних розмов, форс-мажорних обставин.

Для складання ефективного плану необхідно чітко уявляти майбутні цілі. Доцільно диференціювати їх на довго-, середньо — і короткострокові, виявити пріоритети.

Над будь-яким планом необхідно працювати послідовно, системно і регулярно. Розпочату справу завжди потрібно доводити до логічного завершення.

Планувати необхідно такий перелік завдань, з яким компанія дійсно зможе впоратися з урахуванням її потенціалу, виробничих засобів (у т. ч. матеріальних і грошових).

Концепція часових ресурсів – програма, відповідно до якої підприємство може без особливих втрат оптимізувати свою роботу. В якості одного з обов’язкових заходів вона передбачає фіксацію результатів, а не дій. У планах треба відображати цілі або підсумки, а не якісь операції. Це необхідно для того, щоб зусилля компанії відразу ж були орієнтовані на досягнення цілей, раціональне витрачання часових ресурсів проекту. Це дозволить підприємству позапланових подій.

Заповнення тимчасових втрат краще всього здійснювати відразу. Приміром, доцільніше один раз попрацювати довше, ніж протягом наступного дня доробляти.

Як показує практика, на роботу йде стільки часу, скільки його є в розпорядженні. У зв’язку з цим слід встановити точні норми, передбачити в плані такі терміни, які дійсно необхідні.

План доцільно періодично перевіряти і переробляти, оцінюючи можливість повного виконання завдань.

Важливе значення при плануванні має узгодження режимів роботи різних співробітників.

Нюанси

Планування має бути орієнтована на досягнення довгострокових цілей. Вони, в свою чергу, повинні бути розбиті на оперативні частини. Планування закріплює поступове просування, розкладання основної задачі на приватні. Це дозволяє розподілити різні операції у часі.

Дивіться також:  За що можуть відрахувати зі школи: порушення правил поведінки, невиконання вимог внутрішнього розпорядку школи, умови для відрахування і суворе дотримання законодавчих та правових актів

Перш ніж розробляти методи усунення причин втрати часу, необхідно їх виявити і проаналізувати. Слід розуміти, що для типових факторів існують типові методи боротьби. Тим не менше кожен окремий випадок індивідуальний, тому знадобиться і відповідний підхід.

Специфіка диференціації завдань

Як говорилося вище, при плануванні важливо розділити цілі і завдання по групам:

  1. Довгострокові. У цю категорію входять завдання та цілі, реалізація яких здійснюється поетапно. Іншими словами, для досягнення довгострокової мети потрібно виконати проміжні завдання.
  2. Середньострокові. Їх ще називають тактичними. Такі завдання мають бути реалізовані в найближчий час, але не терміново.
  3. Короткочасні (поточні або оперативні).

Диференціювати цілі в перший раз досить складно. Але якщо постійно практикувати поділ, то згодом можна буде виділяти короткі і затяжні завдання і цілі, виявляти найбільш раціональні методи досягнення.

Розпорядок дня

Грамотно складений режим роботи допоможе досягненню не лише середньострокових, але і довгострокових цілей. Крім оптимізації витрачання часових ресурсів проекту, правильний розпорядок дня дозволяє зберегти психічний стан колективу в нормі. Адже якщо у кожного працівника буде чіткий і послідовний план, він буде почувати себе більш впевнено. Не буде відчуття, що він щось не встигає, що її щось відволікає і пр.

Основними напрямками оптимізації використання часу вважаються:

  1. Забезпечення рівномірного завантаження співробітника.
  2. Обладнання робочого місця необхідними предметами і технікою.
  3. Забезпечення безперервного робочого процесу.
  4. Обґрунтування трудових витрат.
  5. Вдосконалення виробничих методів і прийомів.
  6. Залучення працівників до діяльності у відповідності з їх кваліфікацією.
  7. Встановлення адекватної оплати праці.

Інвентаризація часу

Вона передбачає кількісний облік тривалості різних видів діяльності. Зазвичай інвентаризацію виконують протягом конкретного періоду і з певними проміжками. Згідно з отриманими результатами здійснюється аналіз часових витрат. Найбільш простий метод полягає в обчисленні абсолютних або відносних витрат за видами діяльності. При більш складному аналізі можуть використовуватися довільні коефіцієнти, що відображають якісні показники витрачання часу. При великому обсязі інформації застосовуються математико-статистичні методи.

Більшість аналітичних прийомів використовуються при інвентаризації, однак згодом їх можна застосувати і в якості інструментів планування оперативного і стратегічного часу, контролю реалізації поставлених завдань.

Алгоритм інвентаризації

У загальному вигляді його можна представити наступним чином:

  1. Підготовка до процедури.
  2. Проведення інвентаризації.
  3. Аналіз.
  4. Коригування стратегії управління.

Підготовчий етап

Він складається з наступних кроків:

  1. Визначення видів тимчасових витрат, чітке їх формулювання у вигляді незалежних для обліку та спостереження категорій.
  2. Визначення додаткових параметрів якісної оцінки.
  3. Планування організації інвентаризаційного процесу. Необхідно встановити загальну тривалість, періодичність, обсяг ресурсів. Слід також продумати систему кількісного відображення результатів, кодування показників, виготовити бланки обліку.

Виконання інвентаризації

Процедура здійснюється також у кілька етапів:

  1. Протягом встановленого часового відрізка здійснюється фіксація витрат у підготовлених бланках.
  2. Отримані дані попередньо групують і готуються до подальшого аналізу. Зокрема, здійснюється оцінка якісних параметрів, обчислюються кількісні показники.

Обробка отриманих даних

Аналіз часових витрат може проводитися за різними напрямами. Наприклад, здійснюється оцінка витрачання ресурсів на:

  1. Основну діяльність. Показники визначаються у відповідності з операціями, завданнями та ін.
  2. Внерабочую діяльність.
  3. Перешкоди в роботі.

Обсяги та напрямки аналізу керівник може вибирати довільно у відповідності з масштабами поставлених при інвентаризації цілей.

Результат аналізу формулюється на підставі завдань дослідження. Це можуть бути просто опису витрат часу, їх закономірностей, прогноз змін системи тайм-менеджменту при впливі на який-небудь її елемент і т. д.

Дивіться також:  Знайомі - це що таке? Значення, синоніми і тлумачення

Типовим результатом дослідження вважається встановлення закономірностей, з якими пов’язана ефективність (або неефективність) використання часових ресурсів.

Згідно з отриманими показниками розробляються способи та шляхи боротьби з тимчасовими втратами.

Зміна стратегії

Новий спосіб управління часом виробляється на підставі аналізу способів та шляхів боротьби з тимчасовими втратами, методами більш ефективного використання ресурсу на етапі формулювання цілей і планування. Менеджер повинен узгодити завдання і цілі, досягнення яких очікується при реалізації стратегії, з планом реалізації основних виробничих завдань. Всі виявлені невідповідності повинні усуватися. При необхідності стратегія підприємства переглядається.

Концепція тимчасової цінності грошових ресурсів

Її автором є В. Фішера, представника неокласичної економічної школи.

Як відомо, одна і та ж сума в різний час може мати різну цінність. Сьогодні, приміром, вона може бути дорожче, ніж через 3 роки. Існує ряд причин, які обумовлюють нерівноцінності грошей, що надходять у різні часові відрізки. Серед них основними вважаються:

  1. Інфляція.
  2. Ризик ненадходження очікуваних сум.
  3. Оборотність активів, під якою розуміють спроможність грошей генерувати дохід за прийнятною для інвестора ставкою.

Фінансові ресурси, в основі яких лежать гроші, володіють тимчасової цінністю. Вона розглядається в 2 аспектах:

  1. Купівельна спроможність. Вона розрізняється залежно від періоду, інтересів споживача та інших обставин.
  2. Обіг капіталу і отримання від цього доходів. Завдання грошей – приносити гроші. При цьому майбутні надходження будуть мати меншу цінність, ніж справжні.

Поспіх

Дуже часто вона призводить до втрати часу. Поспіхом вважається такий стан, в якому керівник підприємства не має можливості довго роздумувати над прийняттям рішення. В результаті він вибирає перший прийшов в голову прийом. Найчастіше цей варіант далеко не самий ефективний і доцільний.

Перебуваючи в такому стані людині складно адекватно оцінити те, що відбувається, якісно виконати роботу. У поспіху виникають різні помилки, які починають дратувати, стають причинами поганого настрою. В результаті людина взагалі може вийти з себе, кинути справу, не довівши його до завершення.

Вважається, що поспіх виникає в результаті відсутності плану на день. Людина просто не знає, що йому робити сьогодні, завтра. Бувають ситуації, коли якісь завдання з’являються несподівано, і співробітник прагне зробити все за один день. В результаті продуктивність праці, якість роботи істотно знижуються, доводиться витрачати більше часу на виправлення помилок.

Щоб запобігти всі ці проблеми, необхідно планувати кожен день трудової діяльності.

Доопрацювання будинку

Необхідність брати роботу додому – наслідок нерозумної організації трудового процесу і причина зниження продуктивності. Така ситуація може виникнути із-за неправильної розстановки пріоритетів: рішення першочергових завдань відкладається на потім, а замість них виконуються операції не настільки важливі, але, на думку людини, швидкі. У підсумку доводиться закінчувати роботу вдома.

Між тим дім є місцем відпочинку. Постійні доопрацювання призводять до зменшення часу, відведеного на спілкування з сім’єю. Людина не встигає добре відпочити, що, в свою чергу, спричиняє зниження продуктивності праці. З-за цього на робочому місці йому потрібно більше часу для виконання завдань, і він знову змушений брати роботу додому. З часом їх ставатиме тільки більше.

Висновок

Здатність чітко планувати день, аналізувати тимчасові витрати, розставляти пріоритети – найважливіша якість будь-якого керівника. Система тайм-менеджменту забезпечує оптимізацію трудової діяльності, дозволяє зберегти в колективі сприятливу атмосферу, раціонально використовувати тимчасові ресурси.

Жодне підприємство не зможе залишатися конкурентоспроможним, навіть при використанні інноваційних технологій, залучення висококваліфікованих фахівців, якщо не буде грамотно організований виробничий процес. Завдання керівника-своєчасно виявляти необґрунтовані тимчасові витрати й усувати їх причини.