Що таке “нарада”? Саме слово походить від праслов’янської “рада”, “віче”. В ті давні часи обрані, як правило, самі мудрі і досвідчені представники суспільства, організовували зустріч. Її метою було обговорення певної теми або проблеми і прийняття рішень, які повинні були вирішити виниклу проблему, або регламентувати громадський порядок.
Тлумачний словник Ст. Д. Дмитрієва розкриває значення названого слова так:
нарада
нарада сущ.,
с., употр. пор. часто
Морфологія:(ні) чого? наради, чому? наради, (бачу) що?нарада, чим? нарадою, про що? про нараді; що? наради, (ні) чого? нарад, чому? нарад, (бачу) що? наради, чим? нарадами, про що? про нарадах
1. Нарадою називають зустріч кількох людей з метою спільного обговорення практичних, ділових питань.
Короткий, важливу нараду. Ранкове, термінову нараду. На 10:00 було призначено нараду керівників відділів. У Москві пройшла нарада представників ділових кіл.
2. Нарадою на вищому рівні в пресі називають ділову, офіційну зустріч глав держав.
3. У судовій практиці нарадою називають закриту бесіду присяжних або суддів, де встановлюється форма вироку для підсудного.
Після закінчення дебатів суд пішов на нараду.
Нарада – марна трата часу, або ефективний інструмент роботи з персоналом? Кому вирішувати, хто, коли і з якою метою візьме участь у нараді? Спробуємо відповісти на ці та інші питання.
Мета проведення
Проведення нарад переслідує кілька цілей:
- Під час нього відбувається обмін та передача інформації. Доповідачі розповідають кожен своє, інформуючи і навчаючи інших учасників.
- Під час доповіді та дебатів всі ситуації або процеси оцінюються присутніми на нараді. Коригуються критерії оцінювання.
- Для керівника нарада може замінити всі оціночні процедури, так як за поведінкою підлеглого і його реакцій, можна судити про його компетентності і залученості.
- Грамотна коригування дій та прийняття дієвих рішень і заходів.
Бос вирішує
Хто візьме участь у нараді, періодичність і тривалість зборів, а також яка їх мета, вирішує керівник.
Це залежить від питання або проблеми, яка викликала необхідність проведення зборів. Наприклад, директору потрібно колегіальне рішення – прийняття бюджету. Всім співробітникам, які повинні брати участь у нараді, він відправляє лист з приблизним змістом:
- у нараді візьмуть участь представники (список в розсилці), а також ключові співробітники іншої організації – партнера;
- тема – розподіл бюджету на період;
- місце – велика переговорна;
- дата і час – 10.11.2018, субота, початок 13:00, закінчення 13:50;
- перелік питань порядку денного, відповідальні за виступ, регламент по кожному питанню у вкладенні.
Види і типи нарад
Наради є потужним інструментом управління і менеджменту. Серед них розрізняють:
- формальні і неформальні;
- оперативні, підсумкові, проблемні;
- виробничі, судове і так далі;
- за рівнем: цеховий, керівництва, глав держав тощо;
- закриті і відкриті наради;
- навчальні, інформаційні, роз’яснювальні;
- за способом комунікації: безпосередня участь у зборах, селектор, відео-конференції і так далі.
Ефективність проведення залежить від організації зборів. Вона повинна враховувати структуру підприємства, специфіку взаємодії співробітників, способи комунікації, зайнятість кожного з учасників, необхідність вирішення питань та їх актуальність.
Оперативні, підсумкові та проблемні
Успішна командна робота передбачає постійну взаємодію всіх ланок з отриманням зворотного зв’язку. Для цього, як правило, на початку робочого дня проводять оперативні наради. “Оперативки”, “п’ятихвилинки”, “планерки”, “летючки” – так їх називають між собою.
У робочій нараді візьмуть участь співробітники, яких призначає безпосередній начальник. Перелік обговорюваних питань стандартний: підсумки минулого дня, постановка цілей на сьогодні і так далі. Такі наради нетривалі за часом. Проводяться регулярно, про що всі учасники оповіщені заздалегідь.
Підсумкові наради збирають з метою обговорення якогось великого обсягу роботи. Це може бути:
- часовий період: сезон, квартал, період правління і так далі;
- завершення плану, проекту, завдання.
До таких нарад йде ретельна підготовка. Взяти участь у нараді з питання підсумкового запрошують заздалегідь. Учасників призначає керівник. Він же уточнює перелік необхідних матеріалів для успішного проведення. Час регламентується як для кожного виступу, так і загалом. Нарада протоколюється. Із змістом протоколу необхідно ознайомити всіх учасників.
Проблемні наради організовують за необхідності, Як правило, це обставини форс-мажор, незаплановані ситуації. Взяти участь у нараді з виниклого питання запрошує особа, відповідальна за вирішення проблеми. Учасників призначає керівник. З часу регламент не встановлено. У підсумку наради приймається рішення проблеми, проводиться аналіз причин виникнення, створюється перелік превентивних заходів. Протоколювання обов’язково.
Запрошення
“Просимо взяти участь у нараді з питання…”, – так зазвичай починається текст листа-запрошення. Далі слід вказати основну тему, дату, місце, час початку і закінчення зустрічі. Потім перерахувати питання, які будуть зачеплені в процесі зборів. І відзначити відповідальних осіб по кожному пункту. Не зайвим буде вказати регламент виступу по кожному з питань. Питання розташовуються за ступенем важливості рішення.
Можливі помилки проведення нарад
Кожен, хто візьме участь у нараді, відповідає за його успішне та ефективне проведення. Перерахуємо типові помилки участі, організації та проведення:
- відсутність, неадекватність, неточність формулювання мети наради;
- недостатня підготовка;
- відсутність чи ігнорування регламенту;
- формалізація, відсутність необхідності наради;
- несвоєчасність оповіщення, недостатній час для підготовки.
Знижують ефективність нарад і звичайні запізнення.
Методи проведення
У кожному зібранні є:
- Предмет – це його мета, обговорювані питання і проблеми.
- Об’єкт – це ті, хто візьме участь у нараді, люди.
Від того що являють собою предмет і об’єкт, залежить вибір методу проведення. Перерахуємо основні:
- доповідь;
- обмін інформацією або думками;
- мозковий штурм;
- обговорення.
