Структури деяких видів офіційних листів
Лист-прохання:
- Причина, яка сформувала прохання.
- Сама прохання.
- Бажаний результат, висловлення вдячності і готовності до співпраці у разі задоволення прохання.
Лист-запит:
- Причини важливості запиту.
- Сам запит.
- Результат у разі виконання прохання.
Супровідний лист
- Повідомлення про матеріалах.
- Відомості про матеріали.
Лист-відповідь, що відхиляє прохання
- Дублювання раніше викладеної прохання.
- Причини відмови.
- Виклад самого факту відмови або відхилення.
Іноді у листі-відповіді наводяться альтернативні шляхи вирішення порушеного питання.
В сучасному діловодстві в основному використовуються одноаспектные офіційні листи.
Оформлення листа
Ділове листування здійснюється на фірмових бланках для офіційних листів. Вони повинні відповідати державним стандартам та містити наступні елементи:
- Логотип юридичної особи.
- Назва юридичної особи (автора листа).
- Контакти (адреса, номер телефону, електронна пошта, сайт).
- Дата складання листа.
- Реєстраційний номер листа.
- Відсилання до дати та номеру вхідного послання (якщо це лист-відповідь, наприклад).
В кінці листа відправником зазначається наступна інформація:
- Посада та прізвище з ініціалами підписує лист.
- Посада та прізвище з ініціалами укладача (якщо він не ставить свій підпис).
- Список додатків (якщо є).
Крім дотримання формальних правил в оформленні велику роль відіграє папір (якщо лист надсилається поштою). Вона буде відрізнятися в залежності від типу ділового послання. Наприклад, для звичайного офіційного листа підійде проста біла папір. Для листів-запрошень, привітань, подяк краще всього вибрати щільну або тиснену папір. Рекламні листи добре виглядають на кольоровому папері.
