Види офіційних листів
Залежно від змісту ділові листи поділяються на безліч видів. Зазвичай в кожному офіційному листі порушується одне питання. У разі якщо необхідно відразу вирішити дві і більше проблем, кілька видів вміщаються в рамки одного послання.
Розрізняють наступні типи ділових листів:
- Супровідні – лист з вказівками по відправці документів.
- Гарантійні – підтвердження і закріплення певних умов.
- Листи – подяки і бажання подальшої співпраці.
- Запрошення – офіційну пропозицію участі у заході.
- Вітальні.
- Інформаційні.
- Рекламні, або пропозиції про співпрацю.
- Запити.
- Сповіщення.
- Прохання.
- Лист-відповідь.
Складання ділового листа
Як написати лист офіційного характеру правильно? Важливо знати і коректно застосовувати закони композиції таких послань. Насамперед необхідно визначитися з темою листа і його видом. Тут потрібно врахувати всю ту інформацію, про яку адресат вже знає, і, відштовхуючись від цього, ретельно продумати зміст і наведені аргументи. Лист має бути максимально інформативним і логічним, без зайвих відступів і води.
Існують дві групи ділових листів: одноаспектные і багатоаспектні, або прості і складні. Одноаспектные послання стиснуті і розглядають тільки одне питання. Вони зазвичай не вимагають відповіді. Багатоаспектні листи піднімають кілька проблем, тому й більш складні за структурою. Слід докладно розглянути їх композицію.
Текст складного листа складається з декількох частин. У першій частині зазначаються мотиви, що спонукали автора до написання послання, наводяться необхідні аргументи. Тут необхідно відповісти на питання про те, з якою метою створювався цей лист. У другій частині автор робить висновки, висловлює пропозиції, вирішення порушеної проблеми та прохання.
