Оточення проекту являє собою велику сукупність аспектів, які впливають на хід процесу і на його успішність. У деяких випадках цілі проекту, організаційне рішення та інші елементи можуть виявитися несумісними з ключовими факторами зовнішнього середовища. Розрізняють кілька видів таких аспектів, об’єднаних за характером впливу в кілька груп. Для кожного проекту необхідно визначати напрямок і ступінь впливу чинників зовнішнього та внутрішнього оточення.
Визначення
Оточення проекту – це взаємопов’язане поєднання факторів зовнішнього і внутрішнього середовища, які впливають на успішність його реалізації. Облік цих елементів потрібно проводити на всіх фазах життєвого циклу проекту – від появи основоположної ідеї до його закриття.
Компоненти оточення проекту (project environment) включають наступні основні фактори:
- економічні;
- політичні;
- культурні;
- соціальні;
- технологічні.
У процесі розвитку проекту значущість окремих елементів може змінюватися. Вплив оточення на проект залежить від його профілю. Зміни одних величин, наприклад, економічних (курс валют, кредитна ставка та інших) можуть бути вкрай важливими для одних проектів і индифферентными для інших. Для кожної програми розробляється свій унікальний набір факторів близького і далекого оточення.
Причини виділення
Розмежування процесу проектування безпосередньо на сам проект і навколишнє середовище є певною мірою умовним. Причинами цього служать наступні фактори:
- лабільність елементів проекту і його загальна нестабільність;
- можливість переходу деяких аспектів зовнішньої у внутрішню середу та у зворотному напрямку;
- частина складових використовується поза межами проекту.
Оточення проекту – це комплексна система. Її структурна схема показана на малюнку нижче.
Через зону, виділений жирною лінією, здійснюється перехід і взаємозв’язок між внутрішнім і зовнішнім середовищем.
Класифікація
Всі фактори оточення проекту поділяють на 4 великі групи: зовнішні, внутрішні, далекі й близькі.
Елементи внутрішнього середовища чинять безпосередній вплив на проект, в той час як зовнішнє оточення частіше впливає опосередковано. В рамках виробничого підприємства до дальнього оточення відносяться політика, економіка, екологія, культура, наука і техніка, закони і нормативні документи, суспільство, інфраструктура.
Ближніми зовнішніми елементами є керівництво підприємства, сфера фінансів та збуту, умови виготовлення, матеріальне забезпечення ресурсами, сировиною, напівфабрикатами і обладнанням. До внутрішнього оточення проекту будуть ставитися стиль керівництва, структура організації, учасники проектної групи, економіко-соціальні умови, інформаційне забезпечення і інші елементи.
Зовнішнє середовище та управління
Зовнішнє оточення проекту накладає певний відбиток на організаційну структуру проекту. Чим динамічніше зміни у зовнішньому середовищі, тим гнучкішою має бути побудовано управління проектом. І навпаки, при достатній стабільності ефективніше стає бюрократичний і механістичний тип менеджменту.
Для кожного проекту існує своя оптимальна організаційна структура, яка може бути в різній мірі адаптована до зовнішніх умов. Це також залежить від наявності та якості виконання правил, встановлених в організації.
Далеке оточення: політичні й правові фактори
Фахівці відзначають, що чим крупніше створений проект, тим сильніше вплив на нього далеких факторів. До політичних і юридичних аспектів зовнішнього оточення проекту належать:
- відносини між бізнесом і органами державного управління;
- політична ситуація в цілому в країні і в регіоні;
- законодавство у сфері патентування і захисту навколишнього середовища;
- стійкість політичної системи;
- ставки, пільги та зміни в законодавчих нормах, що регламентують систему оподаткування;
- фінансування з державного і регіонального бюджетів;
- кредитна політика;
- рівень злочинності;
- особливості антимонопольного регулювання;
- проведення виборів у федеральні і місцеві органи управління;
- політична ситуація в інших державах і взаємовідносини з ними.
Ці чинники пов’язані в першу чергу з боротьбою різних політичних сил і угруповань в державі, на регіональному рівні і в даній місцевості. Для деяких організацій державна політика, урядові субсидії та контракти можуть стати вирішальними в реалізації проекту. Іншим підприємствам може знадобитися припинення планування програм, щоб не вийти за рамки вимог закону. Податкове законодавство надає вплив на всі види комерційної діяльності.
Технологічні фактори
Технологічні аспекти відносяться до ближнього оточення проектів. Вони включають в себе діяльність, яка пов’язана з появою нових знань і способів створення матеріальних і нематеріальних цінностей, а також з їх практичним застосуванням. В результаті виникають перспективні товари, матеріали, технології. Ці фактори є основною рушійною силою технічного і суспільного прогресу.
Революційні інновації (наприклад, впровадження комп’ютерів, Інтернету, стільникового телефонного зв’язку, супутникового телебачення) не тільки створюють суспільні блага, але і можуть становити певну загрозу для проектів. Так, розробляється ідея може виявитися технічно застарілою і не витримає конкуренції на ринку в порівнянні з більш прогресивними технологіями. Ці ризики необхідно враховувати при плануванні проекту. Інновації з’являються досить швидко, тому потрібно аналізувати ситуацію і розробляти програми на належному науково-технічному рівні.
Соціально-культурні аспекти
Соціально-культурні фактори характеризуються як прямим, так і опосередкованим впливом оточення на проект. Їх основою є суспільні взаємозв’язки і сформовані культурні цінності. Різні фактори і національні особливості людей формують стиль життя і споживання, впливають на роботу та інші сфери діяльності.
Культурні цінності створюють нові тенденції в споживанні. Основними факторами соціально-культурного типу є наступні показники:
- народжуваність, смертність і середня тривалість життя;
- міграційні процеси;
- ставлення до правлячої влади;
- рівень доходу населення;
- споживчі відносини до якості продукції і послуг;
- спосіб життя та історичні традиції;
- нормативи, що стосуються освіти;
- ставлення до праці і відпочинку;
- рівень грамотності;
- релігія;
- групові міжнаціональні відносини;
- споживчі звички;
- ставлення до вимог соціальної необхідності.
Особливості соціальних факторів
Соціальне оточення проекту – це комплекс факторів, що займає особливе положення в проектному управлінні. Вони можуть змінюватися непомітно і поступово. Тому завдання їх прогнозування є особливо актуальною. Для вирішення цієї проблеми існує кілька методик:
- Спосіб колективного відкритого голосування.
- Експертна оцінка. Створення комісій для отримання компромісного рішення.
- Анкетування для складання шкали цінностей в зацікавленій групі населення.
- Сценарні прогнози, розроблені експертами або проектними менеджерами.
- Поетапне отримання узагальненої оцінки (метод Дельфі), який застосовується при розробці масштабних програм.
Економічні фактори
До економічного оточення проекту належать такі аспекти:
- співвідношення окремих галузей і виробництв в національній економіці;
- рівень інфляції в країні і стабільність валюти, що емітується державою;
- правовідносини, пов’язані з володінням, користуванням і розпорядженням майном;
- система гарантійного страхування;
- розвиненість банківської системи;
- рівень процентної ставки;
- інвестиційна політика;
- темпи економічного зростання;
- ступінь свободи підприємницької діяльності;
- ринкова інфраструктура (товарні, фондові, валютні біржі; аукціони, ярмарки, засоби ділової комунікації, рекламні агентства, аудиторські компанії, торгові палати);
- загальний стан ринків збуту, сировини і робочої сили.
Ці фактори мають вирішальний вплив на кількість розроблюваних проектів. Макроекономічний клімат в країні в цілому визначає рівень можливостей для реалізації проектних починань.
Екологічні та природні фактори
Екологічне оточення проекту – це один з «далеких» компонентів. В цю групу включають наступні аспекти:
- кліматичні умови в даній місцевості (температура, кількість опадів, сейсмічна активність і інші критерії);
- наявність і вид природних ресурсів;
- розвиненість транспортних комунікацій та розташування;
- вимоги санітарних норм і законодавство в області охорони навколишнього середовища;
- загальний стан екологічних систем і тенденції їх зміни.
Інфраструктура
Основними аспектами інфраструктури, складовою зовнішнє оточення проекту, є:
- види транспорту і зв’язку;
- енергозабезпечення;
- наявність інформаційних систем;
- робота комунальних служб;
- система збуту (сукупність контрагентів або підрозділів постачальника);
- логістика та постачання матеріально-технічними ресурсами;
- виробнича інфраструктура.
Внутрішня середовище
Істотний вплив на процес реалізації програми надає внутрішнє оточення проекту. Управління проектами, стиль керівництва створюють певний психологічний клімат у команді та взаємини між її членами. Кожен з учасників має свої інтереси та мотивацію, вимоги і рівень компетенції. Від злагодженості роботи команди багато в чому залежить успіх реалізації програми.
На внутрішнє оточення проекту впливають наступні фактори:
- керівництво підприємства (визначення цілей і вимог до результатів, їх коригування з боку підрозділів організації);
- фінансова сфера (бюджет проекту), джерела фінансування;
- сфера збуту (вимоги до проекту, пов’язані зі споживчими перевагами);
- виробничі аспекти – вироблення рекомендацій по використанню обладнання і завантаженні ділянок, визначення доцільності застосування тих або інших технологічних процесів, розробка вимог до проекту у відповідності з ринком засобів виробництва (використання дорогого інструменту, пристосувань).
Учасники проекту і керівництво
Внутрішнє оточення та учасники проекту включають наступні характеристики:
- прийняті норми взаємодії;
- розподіл керуючих та інших рольових повноважень;
- згуртованість колективу;
- способи комунікації і координації між учасниками.
Завданнями керівника проекту є:
- збір повних вимог та оцінка масштабів цієї роботи;
- визначення пріоритетів;
- забезпечення взаємодії між учасниками;
- вироблення прогнозу розвитку оточення;
- визначення стилю керівництва, що впливає на працездатність і творчу активність колективу.
Головним інтересом учасників є отримання прибутку від проекту. Команда може бути сформовано як в рамках одного підприємства, так і з представників різних організацій. Останній варіант характерний для великих регіональних або будівельних проектів.
Оточення проекту: приклади
В якості прикладів впливу оточення на реалізацію і ефективність програм можна привести наступні:
- Внутрішнє середовище – керівництво проектом. Образ зовнішнього середовища у менеджера формується насамперед виходячи з його попереднього досвіду. Керівник, який раніше працював у фінансовій області, буде більше звертати свою увагу на фінансові показники (облікова ставка, курси валют та інші), ніж на технологічні інновації. Для того щоб вирішити цю проблему, потрібна участь в проекті консультанта.
- Вплив зовнішнього середовища – політична ситуація. Міжнародний проект газопроводу «Південний потік» був припинений в 2014 р. з-за того, що Болгарія перешкоджала проведенню робіт (на вимогу Єврокомісії). В результаті російський уряд вирішило повністю відмовитися від реалізації даного проекту. Для попередження подібних проблем необхідно аналізувати політику і філософію держав, пов’язаних з бізнесом.
- Зовнішнє середовище – загроза технологічних факторів. Винахід оптичних дисків для запису звукової інформації призвело до вимушеного закриття та перепрофілювання великих підприємств, що займалися масовим виробництвом грамплатівок.
- Фактори зовнішнього оточення – вимоги до стандартів безпеки. Визначення загальних санітарних правил, які повинні бути дотримані при виготовленні дитячих іграшок, будуть впливати на їх виробника і технологічний процес.
- Зовнішнє середовище – культурні цінності та релігія. Проект будівництва ісламського центру в місцевості, де переважає православне населення, може викликати активний опір серед мешканців, що перешкоджатиме реалізації даної ідеї.
