Підготовчий етап
Він складається з наступних кроків:
- Визначення видів тимчасових витрат, чітке їх формулювання у вигляді незалежних для обліку та спостереження категорій.
- Визначення додаткових параметрів якісної оцінки.
- Планування організації інвентаризаційного процесу. Необхідно встановити загальну тривалість, періодичність, обсяг ресурсів. Слід також продумати систему кількісного відображення результатів, кодування показників, виготовити бланки обліку.
Виконання інвентаризації
Процедура здійснюється також у кілька етапів:
- Протягом встановленого часового відрізка здійснюється фіксація витрат у підготовлених бланках.
- Отримані дані попередньо групують і готуються до подальшого аналізу. Зокрема, здійснюється оцінка якісних параметрів, обчислюються кількісні показники.
Обробка отриманих даних
Аналіз часових витрат може проводитися за різними напрямами. Наприклад, здійснюється оцінка витрачання ресурсів на:
- Основну діяльність. Показники визначаються у відповідності з операціями, завданнями та ін.
- Внерабочую діяльність.
- Перешкоди в роботі.
Обсяги та напрямки аналізу керівник може вибирати довільно у відповідності з масштабами поставлених при інвентаризації цілей.
Результат аналізу формулюється на підставі завдань дослідження. Це можуть бути просто опису витрат часу, їх закономірностей, прогноз змін системи тайм-менеджменту при впливі на який-небудь її елемент і т. д.
Типовим результатом дослідження вважається встановлення закономірностей, з якими пов’язана ефективність (або неефективність) використання часових ресурсів.
Згідно з отриманими показниками розробляються способи та шляхи боротьби з тимчасовими втратами.
